Art. 109 D.P.R.
22.12.1986, n. 917 - Art. 22
D.P.R. 29.09.1973, n. 600 - C.M. 16.06.1984, n. 20 - R.M. 17.02.1982,
protocollo 9/512
PROBLEMA
Gli imprenditori italiani
che si recano all'estero sostengono normalmente, direttamente o tramite i loro
dipendenti, per conto e nel diretto interesse dell'azienda, alcune spese
tipiche come quelle, ad esempio, relative al pagamento di carburante per
rifornire le autovetture proprie o prese a noleggio, di conti rilasciati da
ristoranti ed alberghi, del taxi, eccetera.
Tali spese, ovviamente,
sono documentate secondo le regole individuate dalla legislazione
dello Stato straniero, non
sempre conformi a quella prescritte dalla disciplina italiana.
In termini generali, la
deducibilità dal reddito d'impresa di questi oneri sostenuti all'estero è
subordinata alla sussistenza dei requisiti di certezza, dell'inerenza, della
competenza, della congruità e della qualità della spesa, nonché alla condizione
che le stesse siano regolarmente registrate nelle scritture contabili imposte
dalla normativa vigente.
· Un agente di commercio
residente nella provincia di Mantova si reca in Olanda.
· Nel corso della
permanenza all'estero sostiene alcune spese per alberghi, ristoranti, noleggi
di auto, conferenze, fiere, corsi di formazione, carburante, pedaggi
autostradali, manutenzioni su autovettura, spese per omaggi a terzi.
· Dette spese risultano
documentate secondo la legislazione vigente in quello Stato.
SPESE DEDUCIBILI
Principi
generali
· La deducibilità delle
spese dal reddito di impresa è subordinata alla sussistenza dei requisiti della
certezza, inerenza, competenza e dell'esistenza di idonea documentazione che
attesti il sostenimento del costo da parte dell'impresa che intende dedurlo.
· L'Amministrazione
Finanziaria, infatti, ritiene che in ogni caso la deducibilità dei costi, sia
di acquisizione di beni sia di acquisizione di servizi, è condizionata al
requisito della certezza, comprovata da idonea documentazione.
· Il documento valido come
prova delle spese sostenute nel territorio italiano deve contenere normalmente:
- la ditta, la
denominazione sociale o la ragione sociale e la residenza o domicilio o,
comunque, il nome e cognome dei soggetti fra i quali è effettuata l'operazione
economica da cui traggono origine le spese;
- la natura e
quantità dei beni e dei servizi formanti oggetto dell'operazione ed i relativi
corrispettivi;
- la data in cui
l'operazione stessa è stata posta in essere.
Documentazione estera
idonea
· Può essere riconosciuta
idonea la documentazione rilasciata nello Stato estero secondo la legislazione
ivi in vigore, ancorché non conforme a quella prescritta dalla disciplina italiana.
· Tale idoneità deve
essere riconosciuta anche quando il documento di spesa sia sprovvisto degli
estremi di identificazione del cliente, a condizione però che esso contenga:
- l'indicazione dei
beni acquistati o delle prestazioni di
servizi cui la spesa
stessa si riferisce;
- l'indicazione della
ditta fornitrice.
La legislazione dello
Stato estero non deve prevedere l'obbligatorietà della contestuale emissione,
su esplicita richiesta del cliente italiano, di un documento contenente tutti i
requisiti richiesti dalla normativa italiana.
Valorizzazione delle
spese estere
Si ritiene che le spese
sostenute in valuta estera in uno dei Paesi non aderenti all'Unione Europea
debbano essere valutate secondo il cambio del giorno in cui sono stati sostenuti
o del giorno antecedente più prossimo; in mancanza di tali riferimenti, può
essere utilizzato il cambio del mese in cui sono state sostenute.
Controlli della Amministrazione
Finanziaria
Oltre all'esistenza dei
requisiti di inerenza, di certezza, di qualità e congruità della spesa,
l'Amministrazione Finanziaria verifica il nesso causale fra la documentazione
di riferimento ed
il viaggio estero.
FATTISPECIE DI ONERI
Ristoranti ed alberghi
liberali
Il documento che è
rilasciato non individua, normalmente, l'indicazione del fruitore
del servizio. Pertanto, sarà opportuno
che il documento certificativo della spesa indichi il
nominativo del fruitore del servizio, se dipendente aziendale, o
dell'imprenditore cui deve essere imputato il costo.
Il costo potrà essere
documentato solo dalla fattura se la legislazione vigente
nel Paese estero prevede, a
richiesta del cliente, l'emissione
obbligatoria di un documento assimilabile alla nostra fattura.
Taxi
Se il tassista operante
nel territorio estero non rilascia spontaneamente documentazione idonea, è
consigliabile richiedere un documento contenente le generalità del prestatore, il
numero di targa e l'importo pagato.
Spese di carburante
Se il gestore del distributore
estero non è obbligato ad emettere fattura su richiesta del cliente, l'unica
possibilità di certificare il costo è la dichiarazione scritta dell'acquirente,
dalla quale risulti che la spesa si riferisce ad attività da cui derivano
ricavi o proventi che concorrono a formare il reddito.
Le spese sostenute per
carburanti deducibili possono essere calcolate sulla base del presumibile costo
chilometrico, in vigore nel Paese straniero, per una determinata autovettura.
Mance ed erogazioni
In ogni caso, non possono
essere ammesse in deduzione le mance ed eventuali altre erogazioni liberali non
rientranti fra quelle espressamente previste dalla legislazione italiana.
SPESE
SOSTENUTE ALL’ESTERO DA DIPENDENTI
PROBLEMA
· Un imprenditore
residente nella Provincia di Bologna incarica i propri dipendenti di svolgere
una prestazione di servizio in Germania.
· Nel corso della
permanenza all'estero Consumazione pasti, ticket per i dipendenti aziendali
sostengono, per mezzi di trasporto urbani, gettoni dell'impresa, alcune spese,
telefonici, ecc.
· Ipotizziamo che a fronte
delle spese sostenute non sia rilasciata alcuna documentazione.
DOCUMENTAZIONE PROBATORIA
Spese
non documentate
· A particolari condizioni
le spese non documentate, sostenute per conto dell'azienda, possono ritenersi documentate
sulla base delle sole dichiarazioni sottoscritte dai dipendenti e quietanzate
dal venditore non tenuto ad emettere un regolare documento.
Il rimborso di spese non
documentabili, fino ad un importo di € 25,82 (per le trasferte all'estero) non
concorre a formare reddito per il dipendente nel caso di rimborso analitico.
· La dichiarazione redatta
dal dipendente, relativa ai costi sostenuti per conto dell'impresa, deve
ritenersi veritiera e, in quanto tale, idonea ai fini della deducibilità del
costo.
· L'efficacia probatoria
della dichiarazione sottoscritta dal dipendente non può essere riconosciuta se
trattasi di costi per i quali la normativa italiana impone l'emissione di specifici
documenti (ricevuta fiscale).
Le spese di viaggio e di
trasporto con mezzi pubblici possono essere documentate attraverso i relativi
biglietti, anche se anonimi. Anche ai fini della documentazione delle altre
spese sostenute in occasione delle trasferte, quali quelle di vitto e alloggio
e quelle rimborsabili in esenzione d'imposta fino ad un importo massimo
giornaliero € 25,82, non è necessaria l'intestazione al dipendente dei
documenti stessi, essendo sufficiente che le spese stesse risultino sostenute
nei luoghi e nel tempo di svolgimento delle trasferte stesse e che siano attestate
dal dipendente mediante nota riepilogativa (C.M. 188/E/1998).
Condizioni per la deduzione
Affinché i costi non
documentati possano assumere rilevanza ai fini della determinazione del reddito
d'impresa occorre:
- la regolare
contabilizzazione con la conseguente imputazione dell'onere al conto economico;
- il rispetto dei
requisiti della competenza, dell'inerenza e della congruità della spesa;
- il preventivo controllo
del costo, da parte dell'imprenditore, sulla base della dichiarazione redatta
dal dipendente
La dichiarazione potrà
anche essere redatta in lingua straniera, onde consentire alle imprese
straniere di prenderne atto.
Limite
Le spese di vitto e
alloggio, sostenute per trasferte effettuate all'estero dai lavoratori
dipendenti, sono ammesse in deduzione per un ammontare giornaliero non
superiore a € 258,23.
I controlli della Amministrazione
Finanziaria
Anche per tali spese il
controllo è finalizzato alla verifica dell'esistenza dei requisiti di inerenza,
di certezza, di qualità e congruità della spesa, oltre alla ricerca del nesso
causale fra la documentazione di riferimento ed il viaggio estero.
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